Prise de rendez-vous
Intégration Calendly
Quand l'un de vos contacts prend rendez-vous avec Calendly, arteemis l'enregistre sur le contact et passe son opportunité à l'étape de votre choix. L'entrée dans le pipeline arrête les séquences du contact : personne ne reçoit de relance après avoir pris rendez-vous.
Ce qu'elle fait
Ce qu'arteemis fait d'un rendez-vous
- Chaque invité est rapproché d'un contact de votre espace par son adresse email, puis par une adresse depuis laquelle il a écrit. Personne n'est créé pour une adresse que l'espace ne connaît pas.
- Le rendez-vous est enregistré dans l'activité du contact, avec le nom et l'heure de la réunion.
- L'opportunité du contact passe à l'étape choisie (l'étape de rendez-vous au départ), jamais en arrière ni au-delà. Un contact absent du pipeline y entre à cette étape, ce qui arrête ses séquences en cours.
- Un rendez-vous déplacé compte comme un rendez-vous pris. Une annulation est enregistrée et ne déplace rien.
Ce qu'arteemis met en place dans Calendly
- Un abonnement webhook aux invités créés et annulés : pour toute votre organisation Calendly si vous en êtes propriétaire ou administrateur, sinon pour vos propres rendez-vous.
Les webhooks de Calendly demandent une offre Calendly payante (Standard ou plus) sur le compte qui se connecte. Avec l'offre gratuite, la connexion est refusée puis supprimée, et arteemis dit pourquoi.
Prérequis
- Le rôle de propriétaire ou d'administrateur de votre espace arteemis : eux seuls connectent les intégrations.
- Une offre Calendly payante, Standard ou plus, sur le compte qui se connecte.
- Pour couvrir les rendez-vous de toute votre organisation Calendly, le rôle de propriétaire ou d'administrateur de celle-ci ; sinon seuls vos propres rendez-vous sont entendus.
- Les accès demandés par arteemis : types d'événements, événements planifiés, organisations et utilisateurs (lecture), webhooks (lecture et écriture).
Installation
Connecter
- 1Connectez-vous à arteemis et ouvrez Paramètres > Intégrations.
- 2Sous Prise de rendez-vous, choisissez Connecter sur la carte Calendly.
- 3Calendly s'ouvre : connectez-vous et autorisez les accès demandés par arteemis.
- 4Vous revenez sur Paramètres > Intégrations. La carte indique Connecté à, suivi de votre compte Calendly.
Choisir l'étape
- 1Choisissez Réglages sur la carte Calendly.
- 2Sous Quand un rendez-vous est pris, passer l'opportunité à, gardez l'étape de rendez-vous, choisissez-en une autre, ou choisissez Ne pas la déplacer pour seulement enregistrer le rendez-vous. La modification est enregistrée aussitôt.
Données échangées
| Données | Sens | Détails |
|---|---|---|
| Abonnement webhook | D'arteemis vers Calendly | Créé à la connexion, supprimé à la déconnexion. |
| Rendez-vous | De Calendly vers arteemis | Adresse email de l'invité, nom de la réunion, heure de début, s'il s'agit d'un déplacement ou d'une annulation. |
| Compte | De Calendly vers arteemis | Votre utilisateur et votre organisation Calendly, pour nommer la connexion et créer le webhook. |
Déconnexion
- Dans Paramètres > Intégrations, choisissez Réglages sur la carte Calendly, puis Déconnecter en bas, et confirmez.
- arteemis supprime son abonnement webhook dans Calendly, révoque son jeton, puis supprime la connexion et ses réglages. Les rendez-vous déjà enregistrés restent sur les contacts.
Dépannage
- Calendly n'a pas pu être connecté : ses webhooks demandent une offre payante
- Le compte qui se connecte est sur l'offre gratuite de Calendly. Passez à Standard ou plus, puis reconnectez-le.
- Un rendez-vous n'a pas été enregistré
- L'adresse email de l'invité n'est ni celle d'un de vos contacts, ni une adresse depuis laquelle il a écrit. arteemis ne crée personne à partir d'un rendez-vous.
- Les rendez-vous de mes collègues ne sont pas entendus
- La personne qui a connecté Calendly n'est ni propriétaire ni administratrice de votre organisation Calendly : seuls ses propres rendez-vous sont entendus. Reconnectez avec un compte propriétaire ou administrateur.
- Une annulation n'a pas fait reculer l'opportunité
- C'est voulu : rien dans arteemis ne fait reculer une opportunité. L'annulation est enregistrée sur le contact.
Support
romain@arteemis.xyz
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