Terminplanung
Cal.com-Integration
Wenn einer Ihrer Kontakte über Cal.com einen Termin bucht, erfasst arteemis ihn beim Kontakt und verschiebt seinen Deal in die Phase Ihrer Wahl. Mit dem Eintritt in die Pipeline enden die Sequenzen des Kontakts, sodass nach der Buchung niemand ein Follow-up erhält. Cal.com wird mit einem API-Schlüssel Ihres Kontos verbunden, auf cal.com oder auf Ihrer eigenen Cal.com-Instanz.
Was sie leistet
Was arteemis mit einer Buchung macht
- Jede teilnehmende Person wird per E-Mail-Adresse einem Kontakt Ihres Workspaces zugeordnet, sonst über eine Adresse, von der sie geschrieben hat. Für eine Adresse, die der Workspace nicht kennt, wird niemand angelegt.
- Die Buchung wird in der Aktivität des Kontakts erfasst, mit Name und Uhrzeit des Termins.
- Der Deal des Kontakts rückt in die gewählte Phase vor (anfangs die Terminphase), nie zurück und nie darüber hinaus. Ein Kontakt, der nicht in der Pipeline ist, steigt dort ein, womit seine laufenden Sequenzen enden.
- Ein verschobener Termin zählt als Buchung. Eine Absage wird erfasst und verschiebt nichts.
Was arteemis in Cal.com einrichtet
- Ein Webhook für erstellte, abgesagte und verschobene Buchungen, signiert mit einem eigenen Secret.
Der API-Schlüssel wird geprüft und dann verschlüsselt gespeichert: arteemis nutzt ihn nur, um Ihr Konto zu lesen und seinen Webhook anzulegen oder zu löschen. Jeder Aufruf von Cal.com wird mit dem Secret des Webhooks geprüft, bevor etwas erfasst wird.
Voraussetzungen
- Die Rolle Inhaber oder Admin in Ihrem arteemis-Workspace: Nur sie verbinden Integrationen.
- Ein Cal.com-API-Schlüssel, erstellt in Cal.com unter Settings > Developer > API keys (er beginnt mit cal_).
- Ein selbst gehostetes Cal.com muss über https unter einer öffentlichen Adresse erreichbar sein.
Einrichtung
API-Schlüssel erstellen
- 1Öffnen Sie in Cal.com Settings > Developer > API keys, erstellen Sie einen Schlüssel und kopieren Sie ihn.
Verbinden
- 1Melden Sie sich bei arteemis an und öffnen Sie Einstellungen > Integrationen.
- 2Wählen Sie unter Terminplanung auf der Cal.com-Karte Verbinden.
- 3Fügen Sie den Schlüssel in API-Schlüssel ein. Für ein selbst gehostetes Cal.com geben Sie dessen Adresse unter Selbst gehostete Adresse an; für cal.com lassen Sie das Feld leer. Wählen Sie dann Verbinden.
- 4arteemis prüft den Schlüssel und legt seinen Webhook an. Die Karte zeigt Verbunden mit, gefolgt von Ihrem Cal.com-Konto.
Phase wählen
- 1Wählen Sie auf der Cal.com-Karte Einstellungen.
- 2Behalten Sie unter Bei gebuchtem Termin Deal verschieben nach die Terminphase bei, wählen Sie eine andere, oder wählen Sie Nicht verschieben, um nur die Buchung zu erfassen. Die Änderung wird sofort gespeichert.
Ausgetauschte Daten
| Daten | Richtung | Details |
|---|---|---|
| Webhook | Von arteemis zu Cal.com | Beim Verbinden angelegt, für erstellte, abgesagte und verschobene Buchungen; beim Trennen gelöscht. |
| Buchungen | Von Cal.com zu arteemis | E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, Name des Termins, Beginn, ob es sich um eine Verschiebung oder eine Absage handelt. |
| Konto | Von Cal.com zu arteemis | Ihr Cal.com-Benutzer, um den Schlüssel zu prüfen und die Verbindung zu benennen. |
Trennen
- Wählen Sie unter Einstellungen > Integrationen auf der Cal.com-Karte Einstellungen, dann unten Trennen, und bestätigen Sie.
- arteemis löscht seinen Webhook in Cal.com, dann die Verbindung, ihren Schlüssel und ihre Einstellungen. Bereits erfasste Buchungen bleiben bei den Kontakten.
- Der Schlüssel selbst bleibt in Cal.com gültig: Löschen Sie ihn dort unter Settings > Developer > API keys.
Fehlerbehebung
- Der Schlüssel wird abgelehnt
- Prüfen Sie, ob Sie den ganzen Schlüssel kopiert haben, ob er in Cal.com nicht gelöscht wurde und, bei einem selbst gehosteten Cal.com, ob die Adresse stimmt und über https erreichbar ist.
- Eine Buchung wurde nicht erfasst
- Keine E-Mail-Adresse der Teilnehmenden gehört zu einem Ihrer Kontakte oder ist eine Adresse, von der einer von ihnen geschrieben hat. arteemis legt aus einer Buchung niemanden an.
- Eine Absage hat den Deal nicht zurückgesetzt
- Das ist so gewollt: In arteemis wird ein Deal nie zurückgesetzt. Die Absage wird beim Kontakt erfasst.
Support
romain@arteemis.xyz
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